導入の背景

テナント運営の事業においては、多種多様な契約書面の作成が伴います。借主様の基本情報や賃貸借対象のエリアや面積、契約期間、諸条件等の項目をデータ管理しながら、スムーズに各書面が作成できる仕組みとして契約書作成アプリを選定しました。

• 個人管理になりやすい契約書の作成プロセスをチームで共有したい
• 契約書に記載する定型文をマスター管理して自動作成したい
• 過去データの再利用や複数書面の関連付けを行いたい
• 入力した設定条件により表形式の項目数や行の高さを自動調整したい
• 特約事項の増減によってページ構成を変動させたい

提供サービス

現在利用している契約書ひな形を提供いただき、現行のレイアウトに則した出力ができるよう初期セットアップをご支援しました。
定期建物賃貸借契約書に加えて、事前説明に関する書面や期間満了に伴う通知書も同一のアプリで作成することが可能です。出力書類や諸条件に応じた各フィールドの入力操作に対して、様々な支援機能を搭載しました。

• 作成書面の選択に合わせて必要項目を表示
• 諸条件の入力後はプレビュー表示で出力イメージを確認
• 電子契約用と紙契約用の書面レイアウトを自動調整
• 各項目の文量や行数に応じて、ページ構成や署名欄を自動配置
• 承認ステータスの値に合わせて書面タイトルに「案」を追記

ご利用プラグイン

お客様の声

契約関連業務の効率化・省力化は、当事業部の継続的な課題です。
元々社内でkintoneを活用していたことから、プラグイン利用の可能性を感じ、コントラクトマネジメント様にご相談させていただきました。

導入検討にあたり、実際の文書雛型に合わせた書式が出力できるサンプルアプリを作成いただいたことで、アプリの利活用イメージがつかみやすくなり、導入に向けた社内調整をスムーズに進めることができました。
また、アプリの構築に際しては、当社の希望に沿って、入力支援機能等様々な機能を実装いただきました。

今回の取り組みを第一歩として、マスター情報の整備や対象書類の追加、電子契約との連携など、アプリの活用拡大とそれによる業務改善を引き続き推進していきたいと考えております。

(株式会社近鉄リテーリング　営業本部　テナント事業部)