導入の背景

ディップ株式会社様では、事業拡大に比例して増大する申込書（契約書類）の回収業務において、強い課題認識がありました。

• 紙媒体に起因した業務工数が負担
  （取引先提出、督促、書類回収、紐づけ登録、保管）
• 書類回収までのリードタイム
• クライアントの署名、押印およびFAX送信の手間
• FAX利用における誤送信リスクの存在

提供サービス

基幹システムには極力変更を加えずに、kintone で電子申込みプロセスを管理し、必要な処理が自動で実行されます。

1. クライアントに対して申込内容の確認依頼を送信し、申込みもしくは変更の依頼を専用ホームページで受け付けます。
2. 契約申込みの意思表示に基づき、申込み確認書類をエビデンスとして自動生成し、クライアントにメール配信します。
3. 申込み内容やクライアントからのメッセージは、担当の営業社員にリアルタイムでメール通知されます。

構築のポイント

• 各プロセスにおける通知メールは、配信先や件名、本文を自由に変更できるよう専用アプリを設置。
• 本文については、契約番号や営業担当者名等の自動差し込み（文字列置換）が可能な機能を搭載。
• お申込内容の確認ページ（WEB）は、分かりやすさを重視した個別デザインを実装。
• 入力項目の必須／任意区分や組合せを制御。
• 申込ステータスの安定化を図るため、基幹システムとの連携状態を都度判定。

お客様の声

現状の営業部門／管理部門の工数削減だけでなく、今後の発展的な事業拡大に備えて、非常に有益な仕組みが構築できました。短期間のプロジェクトでしたが、仕様調整ポイントの的確な整理と具体的な対応案を、都度提示いただくことで、予定通りのスケジュールで運用開始しております。
プロジェクト期間中に発生した多くの要望に対しても、きめ細かく対応頂き、希望通りのユーザービリティを確保することができました。
今回が初めての kintone 利用となりますが、多様な業務改善の実現環境として利用を拡大させたいと思います。

ディップ株式会社 経営企画本部 業務管理部 課長 江藤優 様, 加藤亜美 様