CONTRACT MANAGEMENT

CASE電子申込みによる営業プロセス改革と
業務効率化の実現

ディップ株式会社様

住所 東京都港区六本木3-2-1 六本木グランドタワー31F
設立 1997年3月
証券コード 2379(東証一部)

アルバイト・パート求人情報サイト「バイトル」、正社員・契約社員求人情報サイト「バイトルNEXT」、総合求人情報サイト「はたらこねっと」、看護師人材紹介サービス「ナースではたらこ」を通じ、求職者と求人企業双方にとって利便性の高いサービスを提供しています。2019年9月には、“誰でも・手軽に・すぐに”導入できることをコンセプトとしたFAST RPA「コボット」を開発・提供を開始しました。

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導入の背景

ディップ株式会社様では、事業拡大に比例して増大する申込書(契約書類)の回収業務において、強い課題認識がありました。

  • 紙媒体に起因した業務工数が負担
    (取引先提出、督促、書類回収、紐づけ登録、保管)
  • 書類回収までのリードタイム
  • クライアントの署名、押印およびFAX送信の手間
  • FAX利用における誤送信リスクの存在

提供サービス

基幹システムには極力変更を加えずに、kintone で電子申込みプロセスを管理し、必要な処理が自動で実行されます。

  1. クライアントに対して申込内容の確認依頼を送信し、申込みもしくは変更の依頼を専用ホームページで受け付けます。
  2. 契約申込みの意思表示に基づき、申込み確認書類をエビデンスとして自動生成し、クライアントにメール配信します。
  3. 申込み内容やクライアントからのメッセージは、担当の営業社員にリアルタイムでメール通知されます。
ご提供機能

構築のポイント

  • 各プロセスにおける通知メールは、配信先や件名、本文を自由に変更できるよう専用アプリを設置。
  • 本文については、契約番号や営業担当者名等の自動差し込み(文字列置換)が可能な機能を搭載。
  • お申込内容の確認ページ(WEB)は、分かりやすさを重視した個別デザインを実装。
  • 入力項目の必須/任意区分や組合せを制御。
  • 申込ステータスの安定化を図るため、基幹システムとの連携状態を都度判定。

お客様の声

現状の営業部門/管理部門の工数削減だけでなく、今後の発展的な事業拡大に備えて、非常に有益な仕組みが構築できました。短期間のプロジェクトでしたが、仕様調整ポイントの的確な整理と具体的な対応案を、都度提示いただくことで、予定通りのスケジュールで運用開始しております。
プロジェクト期間中に発生した多くの要望に対しても、きめ細かく対応頂き、希望通りのユーザービリティを確保することができました。
今回が初めての kintone 利用となりますが、多様な業務改善の実現環境として利用を拡大させたいと思います。

ディップ株式会社 経営企画本部 業務管理部 課長 江藤優 様, 加藤亜美 様