導入の背景

株式会社メビウス21様では、レンタカー回送を実施いただくドライバー様との契約業務において、以下の課題を抱えていました。

• 収入印紙税の負担
• 紙文書の社内回付と保管作業の負担
• 契約締結（署名済み契約書の提供）までのリードタイム

課題：従来業務

従来の業務の流れは、以下の手順となります。

1. 各営業拠点でドライバー様から契約書と各種書類を受領
2. 本社へ受領書類を郵送
3. 本社で内容を確認し、不備がなければ押印処理
4. 契約書の写しをドライバー様にお渡し

必要書類の漏れ（免許証の裏面コピー等）による手戻りや、本社と拠点間の郵送により、契約書のご提供までに多くの時間と手間がかかっていました。

1. 契約書PDFの自動生成
2. 電子証明書（JCAN証明書）による電子署名
3. 認定タイムスタンプの付与
4. 閲覧用JPEGファイル変換
5. 自動メール配信
6. 電子契約書の受領ログ取得

導入効果

電子契約支援サービスの導入により、多くのメリットが得られました。

• 収入印紙税がゼロに
• ドライバー様から必要書類を受領したその場で契約書をお渡し
• 本社側での控え書類保管が不要に
• 必要書類の不備対応など、契約単位での進捗ステータスの可視化
• 電子データでの情報管理により、締結済み契約書の条件検索が可能に

お客様の声

電子契約化にあたり、業務の流れがどう変わるか、従来の契約書式をどう変更するか等、具体的なアドバイスやサンプルをご提供頂くことで、 顧問弁護士との調整を含めスムーズに進めることができました。
業務ピークを見据えての短納期プロジェクトとなりましたが、正式依頼から10日程度で運用を開始しております。
今回の取り組みが初めての kintone 利用となりますので、引き続き他業務の課題改善に向けて、さらに kintone 活用の機会を増やしたいと考えております。

株式会社メビウス21　業務部 部長　水野 弘己 様